Richtiges Lizenzmanagement erspart Unternehmen Stress und Geld

Behalten Sie den Durchblick im Lizenz-Dschungel. Wir zeigen Ihnen, warum es sich lohnt, einen strukturierten Umgang mit Software-Lizenzen zu pflegen und geben Ihnen Tipps zum Thema Lizenz-Management.

Es wird schnell unübersichtlich

Wächst ein Unternehmen, wächst in der Regel nicht nur der Bedarf an neuer Hardware: Neue Mitarbeiter bedeuten auch mehr Nutzer von in Ihrem Unternehmen verwendeter Software.

Dabei den Überblick über alle verwendeten und benötigten Lizenzen zu behalten, spart Geld und mögliche rechtliche Konsequenzen. Die Umsetzung kann allerdings eine Herausforderung sein. Auch deshalb, weil gerade kleine Unternehmen beim Erwerb von Lizenzen oft flexibler sein müssen als große Konzerne. 

Herausforderungen bei der Lizenzverwaltung

Viele Unternehmen wachsen nicht vollständig vorhersehbar. Plötzlich kommen mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig hinzu, auch der Kompetenzbereich des Unternehmens dehnt sich aus. Es müssen also nicht nur mehr Mitarbeiter mit Software versorgt werden, sondern es kommen ggfs. auch neue Programme dazu, deren Funktionen sich teils auch noch überschneiden.

Zu der Buchhaltungssoftware gesellt sich das neue Zeiterfassungstool und das CRM-Programm. Und was ist eigentlich mit den Arbeitsstationen? Kann ich nicht einfach denselben Windows-Produktschlüssel wiederverwenden? Und bei Java haben sich schon wieder die Lizenzbedingungen geändert.
Was kann ich jetzt wie weiter verwenden?

So machen Sie sich die Lizenzverwaltung leichter

Prozesse zentralisieren

Neben der Definition von Verantwortlichkeiten ist es ebenfalls wichtig, Prozesse zu zentralisieren. Damit vermeiden Sie zum Beispiel, dass Mitarbeiter verschiedener Abteilungen den Einkauf von Software selber in die Hand nehmen. Das endet meist nämlich im Chaos.
Legen Sie also einen Mitarbeiter oder eine Abteilung fest, die sich um den Einkauf von Software kümmert.
Dabei ist es wichtig, dass Informationen - wie zum Beispiel Zugangsdaten, Produkt-/Lizenzschlüssel und Datenträger - an einem sicheren und zentralen Ort verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass diese jederzeit uneingeschränkt zugänglich sind, auch wenn Mitarbeiter temporär ausfallen oder das Unternehmen verlassen.

Die passende Lizenzierung

Besonders wichtig ist es, die richtige Lizenzform zu finden und über die passende Anzahl Lizenzschlüssel zu verfügen.

Unterlizenzierung

Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen Lizenzen für mehrere Mitarbeiter verwenden. Je nach Software und Vertragsform ist das auch durchaus erlaubt. Bei sehr vielen Programmen muss allerdings für jeden Mitarbeiter oder für jedes Gerät eine eigene Lizenz erworben werden. Einige Software-Hersteller blocken die Mehrfachverwendung von Lizenzschlüsseln von vorne herein; bei anderen ist die gleichzeitige Verwendung jedoch möglich, auch wenn Sie nicht erlaubt ist.

Vermeiden Sie unbedingt, unerlaubt Lizenzen mehrfach zu nutzen. Das kann sehr unangenehm und teuer werden, sollte man Sie erwischen.

Eine weitere Falle ist das geschäftliche Verwenden von Lizenzen für Privatnutzer. Das gilt besonders für die Verwendung von Open-Source-Programmen. Die sind für Privatnutzer zwar normalerweise gratis, bei geschäftlichen Nutzern können aber Lizenzgebühren anfallen.

Überlizenzierung

Bei der Überlizenzierung sind mehr Lizenzen vorhanden als Software-Installationen. Das kommt typischerweise vor, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und niemand auf dem Schirm hat, dass diese ja bereits eine Lizenzen verwendet haben. Für die neuen Mitarbeiter werden dann zusätzliche Lizenz gekauft und die bereits vorhandene wird zur Karteileiche – die weiterhin Geld kostet.

Wir freuen uns auf Sie!

Ihr Kastl & Rieter IT-Service