Datenverwaltung in Unternehmen
Dezember 17, 2020 1:00 pm
Darum lohnt es sich, Richtlinien zur Datenverwaltung festzulegen
Eindeutige Richtlinien im Umgang mit unternehmensrelevanten Daten vermeidet Stress und sorgt für reibungslosere Arbeitsabläufe. Wir gehen Ihnen Tipps zur Datenverwaltung, damit Sie sich nicht nur Ärger sparen, sondern auch Datenverlust vermeiden können.
Datenmanagement in den Unternehmensalltag integrieren
Ähnlich wie die Dokumentation und das Lizenzmanagement gehört auch eine saubere Datenverwaltung zu den Dingen, die für einen entspannteren Arbeitsalltag sorgen. Fehlt der Überblick, dann verabschieden sich auch schnell die Nerven.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Richtlinien festzulegen, um von vorneherein Ordnung zu schaffen. Besonder wichtig ist dabei, klare Regeln für das Ablegen/Speichern von unternehmensrelevanten Daten zu definieren.
Personalwechsel
Verlassen Mitarbeiter ein Unternehmen, dann geht fehlt nicht nur der Mitarbeiter als Person, sondern auch häufig das Wissen, über das dieser verfügt. Damit ist in diesem Fall gemeint, dass mit dem Mitarbeiter auch gerne Informationen über Speicherorte, laufende Projekte, Zugangsdaten oder ähnliche relevante Vorgänge verloren gehen können. Das kann nicht nur ärgerlich sein, sondern führt in manchen Fällen auch zu unnötigen Konsequenzen. Etwa wenn Informationen für Kunden fehlen, auf bestimmte Dienste, Webseiten und Programme nicht mehr zugegriffen werden kann oder Daten schlichtweg nicht mehr auffindbar sind.
Datensicherung
Es sollte möglichst vermieden werden, Dateien NUR lokal auf der eigenen Arbeitsstation abzulegen. Stattdessen ist es sinnvoll, Mitarbeitern eigene Bereiche auf dem Server zuzuweisen, um alle Daten zentral ablegen zu können. Somit wird nicht nur sichergestellt, dass alles beim den regelmäßigen Server-Backups gesichert wird, sondern auch, dass andere Mitarbeiter auf relevante und notwendige Dokumente zugreifen können. Selbst, wenn ein Mitarbeiter einmal für längere Zeit ausfällt.
Geschäftliches und Privates trennen
Um Konflikte zu vermeiden, ist es ratsam, das gemeinsame Speichern von privaten und unternehmensbezogenen Daten zu untersagen. Sollten Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, private Dateien auf der Arbeitsstation oder dem Firmen-Notebook abzulegen, dann sollte darauf geachtet werden, dass die geschäftlichen Dateien ausschließlich auf dem Server und unabhängig von Endgeräten gesichert werden.
VPN
Um auch von unterwegs oder aus dem Home-Office zuverlässig auf das Unternehmensnetzwerk und den Server zugreifen zu können, empfiehlt sich die Einrichtung eines sicheren VPN-Tunnels.
So können Sie uneingeschränkt Ihre Daten sichern und verwalten – genauso wie an der Arbeitsstation in den Büroräumlichkeiten Ihres Unternehmens.
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